Роль громадянського суспільства та медіа у реформі децентралізації обговорювалася 21 квітня 2015 року під час двох паралельних панельних засідань, які фіналізували дводенний круглий стіл «Децентралізація і розвиток громад в Україні», що відбувся в Чернігові. Згадані зустрічі мали максимально практичний характер і були спрямовані на покращення координації та підвищення синергії тієї допомоги, яку країни Вишеградської групи надають Україні.

Захід за участі представників неурядових організацій, який відбувався за співмодерації Геннадія Максака, Президента Поліського фонду міжнародних та регіональних досліджень, та Костянтина Квурта, виконавчого директора громадської організації «Інтерньюз-Україна», розпочали своїми виступами європейські гості. Експерти з Словаччини та Чехії поділилися з представниками українських неурядових організацій досвідом роботи у сферах доступу громадян до публічної інформації, а також реальної їх участі в процесі прийняття рішень. Така практика була важлива для присутніх з огляду на закріплену Концепцією реформування місцевого самоврядування норму, яка передбачає максимальне залучення владою населення до прийняття управлінських рішень з питань місцевого значення та сприяння розвитку форм прямого народовладдя.

У свою чергу, присутні українські експерти-практики окреслили коло проблемних питань, які виникають в процесі реформи та потребують особливої уваги. Думка про те, що брак комунікації та адекватного роз’яснення поточної та перспективної ситуації лунала майже від кожного виступаючого. Експерти зійшлися в тому, що на часі важливим є створення комунікаційної стратегії, яка б передбачала, в тому числі, інформаційну роботу з громадою на первинному рівні. Серед ефективних шляхів виходу з проблеми, на думкуголови ГО «Хмельницька ініціатива»  Олега Черненка, є пошук і рекрутування лідерів думок невеликих адміністративно-територіальних одиниць, які б займалися поширенням інформації про процес децентралізації та його вигоди. Проте, аби сформувати мережу агентів впливу, необхідно мати чітке бачення адміністративно-територіальної реформи, що має бути визначене у відповідному законі, а також ідентифікувати противників реформи, вважає Руслан Рохов з Хмельниччини. У свою чергу, Вадим Штефан, експерт з Полтавщини, бачить вирішення проблеми з комунікацією через тісну співпрацю з журналістами та пошук підходящого всім формату подачі інформації про реформу. Ольга Гріднєва з Кіровоградщини в цьому контексті пропонує закладати в комунікаційну стратегію, перш за все, меседжі для молоді та, відповідним чином, переконувати в необхідності реформ, перш за все, молодих людей, залучаючи їх тим самим до процесу. А Любов Ропало з Черкащини озвучила думку щодо географії інформаційної кампанії, яка має першочергово покривати найбільш проблемі регіони.

Віктор Козоріз з Харківщини озвучив тезу про те, що використання соціології під час реформи також є важливою складовою розуміння ставлення людей до процесу. Це, на думку практика, можливо робити і у бюджетний спосіб, залучаючи до роботи студентів профільних факультетів окремих вишів. Так, важливо комунікувати з людьми, розуміючи загальний настрій та на основі відповідних зрізів будувати інформаційну кампанію.

Прототипи офісів реформ, створення яких під час цього заходу 20 квітня анонсувалося В’ячеславом Негодою, заступником міністра Міністерства регіонального розвитку, будівництва та ЖКГ України, вже існують в регіонах України. Один з них, за словами Анатолія Пархомюка з Волині, був створений на базі його громадської організації ще тоді, коли не було відомо, що їх відкриття здійснюватиметься державою централізовано. Зважаючи на це, на думку присутніх, важливо долучати до цього процесу представників громадських організацій задля синергії дій. Побоювання щодо функціональності ідеї зі створення офісів висловив і громадський експерт Микола Ляхович, який вважає, що в офісах реформ мають працювати професіонали, а не статисти.  

У свою чергу, при побудові комунікаційної стратегії важливо враховувати вразливість інформаційного поля, а також зовнішню загрозу. Таку думку виловив медіа-експерт Олександр Лавринович із Львівщини, який має досвід у налагоджуванні діалогу між людьми з діаметрально протилежними поглядами через медіа.

У рамках заходу були озвучені й інші проблеми та можливі підходи до їх вирішення, що за результатами будуть акумульовані організаторами в єдиний документ та передані європейським партнерам з країн Вишеградської групи, а також вищим органам влади.

Захід, що мав на меті покращити координацію та підвищити синергію допомоги, яку Польща, Чехія, Угорщина та Словаччина надають Україні, проведено Міністерством закордонних справ республіки Польща та Solidarity Fund PL у співпраці з Поліським фондом міжнародних регіональних досліджень.